保育ICTシステムとは？導入するメリットを詳しく解説！

はじめに

近年、保育施設での業務効率化と保育士の負担軽減を目的に、ICT（情報通信技術）の導入が進んでいます。保育ICTシステムの導入は、保育現場の運営に革新をもたらし、保育士の業務をサポートするための重要なツールとなっています。また、保育施設内のサポートに限らず、休みの連絡や保護者との連絡帳など保育施設と保護者のコミュニケーション強化にも役立つツールです。
本記事では、保育施設で活用されているICTシステムの種類、その導入背景、メリットとデメリット、導入の流れについて詳しく解説します。

保育施設で活用されているICTシステムとは

主な保育ICTシステムの種類

保育施設で導入されているICTシステムにはさまざまな種類があり、主に以下のようなシステムが活用されています。

1. 園業務管理システム
   • 出席管理: こどもの登園・降園の記録や、保護者への連絡機能。
   • 日誌・連絡帳: デジタル化された日誌や連絡帳で、保護者と情報を共有。
2. 園プラン作成システム
   • カリキュラム管理: 年間計画や月間計画の作成、共有。
   • 行事管理: イベントや行事のスケジュール管理。
3. ドキュメント管理システム
   • こども一人ひとりの成長記録: 写真や動画、評価コメントのデジタル保存。
   • 書類作成支援: 書類のテンプレートや作成支援機能。
4. コミュニケーションツール
   • 保護者との連絡: メールやメッセージ機能、通知システム。
   • 職員間の情報共有: チャットや掲示板、スケジュール共有。
5. 健康管理システム
   • 健康記録: 体温、食事、睡眠時間、体調などの記録。
   • 緊急連絡: 緊急時の連絡先や対応マニュアルの共有。
6. 帳票作成システム
   • 帳票管理: 園で必要な帳票の自動作成・管理。
   • 報告書作成: 行政への報告書や各種申請書の作成支援。

保育施設でICTシステムの導入が進む背景

1. 業務効率化の必要性

保育士の業務には、こどものケアだけでなく、日誌の記入、連絡帳の作成、保護者との連絡など多岐にわたる作業があります。これらの業務は時間と労力を要し、保育士の負担となっています。ICTシステムの導入により、これらの作業を効率化し、保育士がこどもに向き合う時間を増やすことが可能です。

2. 保育士不足の解消

全国的に保育士不足が問題となっており、一人ひとりの保育士にかかる負担が増大しています。ICTシステムの活用により、少ない人員でも効率的に業務を遂行できるようになり、保育士不足の影響を軽減することが期待されています。

3. 保護者とのコミュニケーションの強化

保護者とのコミュニケーションは、こどもの成長や安全を確保するために重要です。ICTシステムにより、保護者との情報共有がスムーズになり、日常的な連絡や緊急時の対応が迅速に行えるようになります。

4. 行政からの推奨

一部の自治体では、保育施設におけるICT化を推進しており、補助金や支援を提供しています。これにより、導入コストの負担を軽減し、保育施設でのICT化を促進しています。

保育施設でICTシステムを活用するメリット

1. 業務効率の向上

ICTシステムを活用することで、以下のような業務効率化が図れます。

• 書類作成の自動化: 手書きで行っていた日誌や帳票をデジタル化することで、入力の手間を削減。
• スケジュール管理の簡略化: 行事やカリキュラムの管理を一元化し、スケジュールの確認が容易に。
• 情報共有の迅速化: 保育士間や保護者との情報共有がリアルタイムで可能。

2. 保育の質の向上

ICTシステムにより、保育士がこども一人ひとりに目を配る時間を増やすことができます。また、個別の成長記録や健康状態を一元管理することで、よりきめ細やかな保育が可能になります。

• 個別のケア: こどもの発達状況や健康状態を把握し、適切なケアを提供。
• 一貫した保育: 保護者との連携が強化され、家庭と保育施設の連携が向上。

3. 保護者の安心感の向上

保護者とのコミュニケーションが強化され、日々の様子や成長の状況をタイムリーに伝えることで、保護者の安心感を高めることができます。

• 迅速な情報提供: 緊急連絡や日々の報告がスムーズに行える。
• 透明性の向上: 保育内容やこどもの状況をリアルタイムで共有。

4. コストの削減

初期導入費用や維持費はかかるものの、長期的には紙の使用量や人件費の削減につながり、経費削減が期待できます。

• ペーパーレス化: 紙の使用量を減らし、コストと環境負荷を削減。
• 省力化: 自動化により、手作業の時間を削減し、効率的な業務運営が可能。

保育施設でICTシステムを活用するデメリット

1. 導入コストの問題

ICTシステムの導入には、初期費用やシステムの維持費用が必要です。特に中小規模の保育施設では、費用負担が大きな障害となることがあります。

• 初期導入費用: システム購入や設置にかかる費用。
• 維持費: 月額の利用料やメンテナンス費用。

2. 保育士のスキル不足

保育士がICTシステムに慣れていない場合、操作方法の習得に時間がかかり、初期の運用に支障をきたすことがあります。

• スキルの習得: システム操作のトレーニングが必要。
• 抵抗感: 慣れない技術に対する抵抗や不安。

3. セキュリティの懸念

こどもの個人情報や健康記録などを扱うため、ICTシステムには高いセキュリティが求められます。不適切な取り扱いによる情報漏洩のリスクが存在します。

• 情報漏洩のリスク: 個人情報の保護が重要。
• システムの脆弱性: セキュリティ対策の不備によるデータ流出の危険。

4. システムの運用負荷

ICTシステムの運用には、システムのメンテナンスやバージョンアップが必要であり、保育士にとって追加の業務負担となることがあります。

• システムメンテナンス: 定期的なメンテナンスやアップデート。
• 運用管理: システム運用に伴う管理業務。

保育施設でICTシステムの導入の流れ

ICTシステムの導入には、計画的な準備と実施が必要です。以下は一般的な導入の流れです。

1. ニーズの確認

まず、保育施設での業務課題や改善点を明確にし、どのようなICTシステムが必要かを検討します。

• 業務課題の洗い出し: 効率化したい業務や課題を確認。
• 必要な機能のリストアップ: 必要な機能やシステムの要件を明確化。

2. システムの選定

複数のICTシステムを比較し、保育施設のニーズに合ったシステムを選定します。

• システムの比較: 機能、費用、サポート体制などを比較。
• デモンストレーション: 実際のシステムの操作感を確認。

3. 導入準備

選定したシステムの導入準備を行います。システムの設定や保育士へのトレーニングが含まれます。

• システム設定: 初期設定やカスタマイズ。
• トレーニング: 保育士への操作トレーニング。

4. 試験運用

実際の運用に先立ち、試験運用を行い、問題点や改善点を洗い出します。

• 試験運用期間: 一定期間、限定的に運用。
• フィードバック収集: 問題点や要改善箇所の確認。

5. 本格運用

試験運用の結果を踏まえて改善を行い、本格的に運用を開始します。運用開始後も定期的に見直しを行い、最適化を図ります。

• 本格運用開始: 全体でのシステム利用開始。
• 継続的な改善: 定期的な見直しとフィードバックの反映。

おわりに

保育施設でのICTシステムの導入は、業務効率化や保育士の負担軽減、保育の質の向上に大きく寄与します。一方で、導入コストやセキュリティの懸念、システム運用の負荷などのデメリットも存在します。保育施設がICTシステムを導入する際には、十分な準備と適切なシステムの選定、継続的な運用改善が求められます。保育士や保護者にとって利便性の高いICTシステムを活用し、より良い保育環境を築いていくための参考にしていただければ幸いです。